Wie Sie eine robuste Remotekultur etablieren / Checkliste

Published 
04
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02
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2021
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Digitales Arbeiten unterscheidet sich erheblich von der altbekannten Routine zwischen Parkplatz und Schreibtisch. Wir zeigen Ihnen in vierzehn Schritten wie Sie in Ihrem Unternehmen erfolgreich eine Remotekultur etablieren.

Wie sie eine robuste Remotekultur etablieren

  1. Fragen Sie sich: Welche Prinzipien sind Ihnen und Ihrem Unternehmen am wichtigsten und müssen jedem Mitarbeiter/in zur Verfügung stehen. Fragen Sie sich im Anschluss: Wie können alle Mitarbeiter der Firma einschließlich aller Führungskräfte die selbe Erfahrung machen?
  2. Strukturieren Sie, sofern kein Lockdown herrscht, neue Teams aus einem Mix aus Mitarbeitern, die im Büro arbeiten möchten und Kollegen die sich für Remotearbeit entschlossen haben. Zum einen entsteht auf diese Art Gesprächsstoff, zum anderen setzen Sie für Ihre Führungskräfte Anreize sich in der Remoteführung fortzubilden, da Sie sehr wahrscheinlich nicht nur vorübergehend Mitarbeiter in Remotearbeit in ihrem Team haben werden.
  3. Virtuelle, individuelle Treffen. Etablieren Sie standardisierte, regelmäßige Treffen. Testen Sie welche Struktur für Sie und Ihr Team am besten funktioniert. Ist es ein längeres Meeting am Ende der Woche, in dem systematisch die Woche analysiert wird? Oder setzen Sie eher auf kürzere, spontanere 1:1’s, um sich im laufenden Prozess mit den Mitarbeitern auszutauschen und im Bedarfsfall schneller eingreifen zu können? Egal für welche Variante Sie sich entscheiden: Der Kontakt zu Ihren Mitarbeitern muss virtuell stärker gepflegt werden, als in der traditionellen Büroumgebung. Zusätzlich ist es wichtig als Führungsperson sichtbar zu sein. Seien Sie ansprechbar. Bieten Sie neben den regulären Feedbackgesprächen, alternative Gesprächstermine an. Eine Art virtuelle, offene Tür. Eine indirekte Art Kontakt aufzubauen und zu pflegen sind kurze Chats, ohne offiziellen Charakter. “Ich wollte nur mal kurz fragen, wie es bei dir/ihnen läuft…”
  4. Remote-Teams ohne persönlichen Austausch sind nicht lebensfähig. Wichtig ist allerdings auch der Ort an dem dies geschieht, da Sie nicht in dem allgemeinen Chatraum Ihrer Abteilung, Diskussionen über die Wochenendgestaltung Ihres Teams mit projektbezogenen Daten vermischen sollten. Schaffen Sie spezielle Umgebungen für den privaten Austausch Ihrer Mitarbeiter, wie einen “Coffee Shop-Chat”,oder eine Videokonferenz jeden Mittwoch morgen, die ausschließlich von privaten Themen des Teams handelt. Wichtig bei privaten Themen: Die Teilnahme sollte freiweillig sein. Es handelt sich um ein Gesprächsangebot. Den Führungskräften kommt eine Schlüsselrolle dabei zu.
  5. Das Büroleben wird durch Routinen bestimmt, die Ihre Remotemitarbeiter genau so entwickeln. An bestimmten bürogebundenen Aktivitäten, die die Teamkultur und den Zusammenhalt innerhalb des Teams stärken, können Mitarbeiter im Home Office offensichtlich nicht teilnehmen. Suchen Sie daher nach Büroroutinen, die sich für Ihre Mitarbeiter außerhalb des Büros adaptieren lassen. Im Büro wird aufgrund eines wichtigen Abgabetermins länger gearbeitet? Schicken Sie an Ihre Remotemitarbeiter ebenfalls eine Pizza. Machen Sie die Erfahrung im Büro so erfahrbar wie möglich. Dabei ist Kreativität der Schlüssel.

  1. Remotearbeit basiert auf Vertrauen! Penibles Mikromanagement und ständige Leistungsabfragen, bei denen die Angst im Subtext mitschwingt, Ihre Mitarbeiter legen sich zu hause auf die Couch und schauen fern, sind kontraproduktiv. Konzentrieren Sie Ihre Energie lieber darauf, dass alle Mitarbeiter wissen was sie zu tun haben. Eine sehr sinnvolle Praxis ist die Aufteilung des Monats, oder der Woche in Sprints. Sprints sind zeitlich begrenzte Projektzeiträume, in denen festgelegte Aufgaben vergeben werden. Auf diesem Weg gehen Sie sicher, dass jeder Ihrer Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat und Sie können sich darauf konzentrieren bei der Bewältigung der Aufgabe Hilfestellungen zu geben, sofern nötig.
  2. Gleiche Bedingungen. Jeder Mitarbeiter muss die gleichen Bedingungen bei Beförderungen oder Leistungsbewertungen haben, ganz egal ob er im Büro anwesend ist oder nicht. Die dezentrale Arbeit erleichtert dabei sogar eine objektivere Beurteilung Ihrer Mitarbeiter, da durch eingeschränkten persönlichen Kontakt, der Fokus auf die tatsächlich erbrachte Leistung betont wird.  
  3. Jeder im Team muss die Remotekultur verinnerlichen. Insbesondere die Führungskräfte. Wird die Remotekultur nicht hollistisch gelebt, besteht wenig Hoffnung auf Erfolg. Der unnahbare Vorgesetzte hat ausgedient. Sie sind ein ganz normaler Mensch, für den die Arbeit im Home Office genauso herausfordernd oder aber auch angenehm sein kann, wie für den Rest der Abteilung. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und animieren Sie so Ihre Mitarbeiter sich zu öffnen. Sie haben eine Vorbildfunktion, die sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
  4. Keine Filter. Ihre Angestellten interessieren sich in der Regel für Ihr Unternehmen. In der Remotearbeit kann es manchmal passieren, dass der Bezug zur Arbeit leidet, oder berechtigte bzw. unberechtigte Ängste entstehen. Sind Ihre Mitarbeiter mehr damit beschäftigt rauszufinden, ob der zweite Lockdown Entlassungen nach sich ziehen wird, beeinträchtigt das sowohl die Stimmung als auch die Leistung der Mitarbeiter. Sie können all dem vorbeugen. Teilen Sie so viele Informationen über die Unternehmensziele oder aktuelle, relevante Entwicklungen wie bspw. den Umgang der Firma mit Corona, wie es Ihnen persönlich, compliancebedingt möglich ist. Sie bauen aktiv Ängste ab und investieren in den Teamgedanken.
  1. Etablieren Sie ein “Remote first"-Mindset. Wenn Meetings die für alle relevant sind stattfinden, dann lassen Sie sie virtuell stattfinden, um allen Teilnehmern die gleiche Erfahrung zu Teil werden zu lassen. Es ist zwar möglich, alle sich im Büro befindenden Mitarbeiter in einem Konferenzraum zu sammeln, allerdings ist davon abzuraten. Videokonferenzen bei denen einige Teilnehmen in einem Raum imBüro zusammensitzen und alle anderen Remotearbeitenden zugeschaltet werden, sind selten produktiv. Die Teilnehmer vor Ort entwickeln eine eigene Gesprächsführung, die es den Remoteteilnehmern erschwert, gleichberechtigt teilzunehmen. Es bestehen zwei Welten. Wenn sich jeder Mitarbeiter von seinem eigenen Device aus einwählt, gelten für alle die gleichen Rahmenbedingungen. Das Gespräch wird automatisch anders geführt.  
  2. Entwickeln Sie digitale Rituale, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Es bringt Sie nicht weiter, wenn Sie Ihrem Team eine Yoga Session per Zoom anbieten oder einen virtuellen DJ-Auftritt als Stream zur Verfügung stellen, wenn im normalen Büroalltag kaum zwischenmenschliche Interaktionen stattfinden die über vier Augengespräche hinausgehen. In diesem Fall könnten eher introvertierte, kleinere Angebote funktionieren, wie bspw. Apps, in den gemeinsame Playlisten kuratiert werden können. Oder gründen Sie einen Buchclub - mit weniger Pendeln haben viele von uns mehr Zeit zum lesen. Richten Sie eine wiederkehrende Veranstaltung ein, um über aktuelle Bücher zu plaudern und sich auszutauschen. Insbesondere seit der Corona-Epidemie gibt es unzählige, interessante Angebote um den Zusammenhalt in Ihrem Team auch über Entfernung zu stärken.

Tipp: Noch ist nicht klar wie unser Alltag nach der Corona-Epidemie aussehen wird. Klar ist jedoch, das Remote einen größeren Teil der Arbeitswelt einnehmen wird. Denken Sie daher nicht kurzfristig. Digitale Rituale schaffen einen langfristigen Nutzen für Ihr Unternehmen und legen den Grundstein für eine robuste Remotekultur.
  1. Formulieren und etablieren Sie einen digitalen Verhaltenskodex. Es empfiehlt sich diesen Kodex zu verschriftlichen und Ihren Mitarbeitern zu schicken. Für manche Mitarbeiter scheinen Videokonferenzen nicht den selben Stellenwert zu haben. Nur so sind manche Verhaltensweisen zu erklären. Denn auch und insbesondere bei virtuellen Besprechungen gilt: Machen Sie nichts, was Sie in einem Gespräch im Büro nicht auch tun würden. Etablierte Verhaltensweisen wie ein höflicher Umgangston, Pünktlichkeit oder die Kleiderwahl sind nicht außer Kraft gesetzt, nur weil Sie in Ihrem Wohnzimmer sitzen. Und obwohl Sie nun ein Bildschirm von Ihren Kollegen trennt, sollten Sie dies nicht zum Anlass nehmen, während eines Videogesprächs umsichtig E-Mails zu checken oder auf Twitter zu scrollen, denn andere können erkennen, wenn Sie Multitasking betreiben, selbst wenn dies virtuell geschieht. Sie würden Ihr Telefon nicht vor einem Kollegen checken, der eine persönliche Präsentation hält - es gibt also keinen Grund, sich virtuell anders zu verhalten.
  2. Digitale Infrastruktur ist unabdingbar. Dabei ist es wichtig, dass die Tools zu Ihrer Firma passen. Durch den erzwungenen ersten Lockdown mussten Firmen über Nacht Infrastruktur anschaffen, damit die Mitarbeiter aus dem Home Office Ihre Arbeit machen konnten. Viele standen vor der Frage: Was ist essentiell? Es gibt darauf keine richtige Antwort. Es gibt unzählige Angebote. Das richtige digitale Set-Up für Ihr Unternehmen zu finden benötigt Zeit. Informieren Sie sich. Testen Sie potenzielle Anwendungen über Demoaccounts. Starten Sie mit keinen langfristigen Verträgen, falls Sie sich unsicher sein sollten, ob die entsprechende Software zu Ihnen passt. Software-as-a-Service Produkte sind bestens geeignet, da Sie vom Anbieter nur gemietet werden und so, bei Problemen einfach wieder abgestoßen werden können. Zu der digitalen Basisinfrastruktur gehören u.a. TeamChat-Apps wie bspw. Slack. Remotearbeit findet nicht über Telefon oder E-Mail statt. Anwendungen für Videkonferenzen wie Zoom oder Microsoft Teams. Eine Suite wie Google Docs, oder Microsoft Office, mit der Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Arbeitsspeicher in der Cloud wie Dropbox oder Google Drive. Anwendungen in denen Sie Ihre Projekte planen können wie Trello, Asana und, und, und…
  3. Genau so wichtig, wie ein Verhaltenskodex sind generelle Richtlinien für die dezentrale Arbeit, da sich die Struktur der Arbeit grundlegend von der im Büro unterscheidet. Definieren Sie als Unternehmen feste Arbeitszeiten, oder bleibt diese Entscheidung den Angestellten überlassen? In welcher Zeitspanne soll bspw. auf Anfragen von Kollegen geantwortet werden? Wie wird Leistung gemessen? Welche Werkzeuge werden als Standart definiert und müssen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen? Welche Sicherheitsstandarts gelten? Darf über öffentlich zugängliche Netzwerke in bspw. Cafes auf Daten zugegriffen werden? Etc… Nehmen Sie sich ausreichend Zeit um Ihre digitalen Richtlinien zu entwerfen. Das erspart Ihnen zukünftigen Ärger.

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