Jahresgespräche in Ausnahmezeiten

Bei der jährlichen Leistungsbeurteilung berücksichtigen Manager in der Regel, was ihre Mitarbeiter im letzten Jahr erreicht haben, insbesondere mit Bezug auf die gemeinsam vereinbarten Ziele. 2020 war ein anderes Jahr. Die Chancen stehen gut, dass sich die Resultate drastisch von den Zielsetzungen unterscheiden, die während des vorangegangenen Beurteilungszyklus festgelegt wurden. Es ist zudem absolut unklar in welcher Form die Pandemie sich auf das 2021 erstrecken wird. Umsatzprognosen, Rekrutierungsprozesse, Expansionen… die wenigsten Entwicklungen sind planbar. Parameter aus den letzten Jahren können schwerlich übernommen werden. Wie also können Jahresgespräche für das Jahr 2021 aussehen?

Eins vorweg: Jahresgespräche sollten stattfinden! Mehr dazu später.

Die wichtigste Eigenschaft für Führungskräfte und Mitarbeiter: Flexibilität

Bei der Vorbereitung auf die Leistungsbeurteilung 2020/2021 ist Flexibilität der Schlüssel. Die gleichen Bewertungsmaßstäbe, die bei der letztjährigen Leistungsbewertung angewandt wurden anzulegen, ist angesichts der jüngsten Umstände unrealistisch. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Monaten für so gut wie jeden verändert. Viele Unternehmen mussten bedeutende Schritte unternehmen, um sich an COVID-19 anzupassen, wie z. B.: 

1. Bewältigung von drastischen Anstiegen oder Rückgängen der Nachfrage
2. Schnelle Transformation ganzer Firmen auf eine digitale Struktur
3. Anpassung der Arbeitsumgebung, um coronagerecht soziale Distanz zu ermöglichen, falls bestimmte Aufgaben nicht virtuell umgesetzt werden können (Luftfilter, Umstrukturierungen von Büroräumen)
4. Unterstützung der Mitarbeiter bei unerwarteten Herausforderungen zu Hause, wie Kinderbetreuung, die Umsetzung von Quarantänemaßnahmen, Budgets für Technik, psychische Belastungen bei der Pflege von Angehörigen, etc…

Es ist unmöglich, den Erfolg von Mitarbeitern oder Organisationen unter diesen Umständen anhand von tradierten Standards zu messen, die eingeführt wurden, bevor die ganze Welt von heute auf morgen stillstand.

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Wie kann unter diesen Bedingungen eine effektive Leistungsbewertung aussehen?

Die Überprüfung der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter ist der erste Schritt bei der Mitarbeiterbewertung. Daran hat sich auch 2020 nichts verändert. Es muss allerdings ein Perspektivwechsel stattfinden.

In diesem Jahr ist es wichtig, die Stellenbeschreibungen durch den Filter der Pandemie zu betrachten und herauszufinden, was von den Mitarbeitern unter diesen Umständen realistisch erwartet werden kann. Wichtig zu beachten sind die hochindividuellen Voraussetzungen jedes Mitarbeiters. Hat der Mitarbeiter/in Kinder? Eine Vorerkrankung die den Mitarbeiter/in im Zusammenhang mit Corona verängstigt? Müssen Angehörige gepflegt werden? Mit anderen Worten: Sie müssen sich klarmachen was Leistung wirklich bedeutet, angesichts all dessen, was seit Beginn der Pandemie passiert ist. Als wäre das nicht genug, müssen Sie zudem die Erwartungen hinsichtlich möglicher Veränderungen in den kommenden Monaten so klar wie möglich definieren. Überlegen Sie, ob Standards zu dieser Zeit gelockert, oder vorübergehend neu definiert werden können. Zum Beispiel:

• An Umsätze gekoppelte Bonuszahlungen für Vertriebsmitarbeiter/innen. Weggefallene Aufträge, können eine Zielerreichung erschweren

• Längere Gesprächszeiten mit Kunden für bspw. ServiceMitarbeiter durch coronabedingte Anliegen

• Leistungen von Inkassomitarbeitern.Unverschuldete Leistungseinbußen durch höhere Verschuldung und wenigerEinkommen der Kunden, können die Ziele Ihrer Mitarbeiter unverschuldet beeinträchtigen

• Psychische Belastung und Arbeitsunfähigkeit von Service- und Sachbearbeitern in, durch Corona hochfrequentierten Sektoren, wie bspw. in der sozialen Arbeit

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Dies sind nur einige Beispiele für die große Bandbreite an Möglichkeiten, wie dieLeistung eines Mitarbeiters durch die Pandemie direkt beeinflusst wird, die während der letztjährigen Evaluierungs- und Zielsetzungsperiode nichtvorhersehbar war.

Ziele an aktuelle Gegebenheiten anpassen

Ziele sind natürlich immer noch wichtig, aber sie müssen an die aktuellen Umstände angepasst werden. Überlegen Sie, was die Gesamtziele des Unternehmens für den aktuellen Zeitrahmen waren, und vergleichen Sie diese mit den bisherigenErfolgen des Jahres. Gibt es eine erhebliche Differenz, verwenden Sie Informationen über den Unterschied zwischen den Projektionen und den tatsächlichen Erfolgen, um die Erwartungen für das was die Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt erreicht haben sollten, anzupassen.

Wenn die Produktion eines Unternehmens aufgrund von Betriebsstillständen oder eines Nachfragerückgangs zurückgegangen ist, sollten die entsprechenden Mitarbeiterziele entsprechend angepasst werden. Wenn das Unternehmen aufgrund der Pandemie geschlossen oder nicht voll ausgelastet war/ist, ist es nicht sinnvoll individuelle Ziele, die vor derPandemie gesetzt wurden, immer noch als realistisch zu betrachten.

Für einUnternehmen, das eine erhöhte Nachfrage bei gleichzeitigem Personalabbau aufgrund von Quarantäne, COVID-19-bedingtem Urlaub oder anderen Problemen erlebte/erlebt, ist es wichtig zu überlegen, ob die Erwartungen derjenigen, die das erhöhte Arbeitsaufkommen geschultert haben, angepasst werden sollten.Überlegen Sie, ob einige Maßnahmen während der Notfallproduktion nicht sinnvoll sind.

Ziehen Sie quantitative Möglichkeiten zur Anpassung von Mitarbeiterzielen in Betracht, z.B. Produktion auf Basis eines Prozentsatzes der geleisteten Arbeitsstunden, anstelle einer pauschalen Menge.

Anerkennung für Anpassungsfähigkeit zollen

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um über neue Bewertungskriterien für die Leistung Ihrer Mitarbeiter nachzudenken. Bspw. kann es eine Möglichkeit sein, den abrupten Umzug ins Homeoffice und das Zurechtfinden mit virtueller Arbeit positiv zu bewerten. Mitarbeiter/innen die sich reibungslos auf die Arbeit im Home Office eingestellt haben, vielleicht sogar Kollegen geholfen haben sich zurechtzufinden und Berührungsängste im Hinblick auf die Etablierung einer Remote-Kultur aktiv abgebaut haben, leisten einen großen Beitrag für Ihr Unternehmen.

"Identifizieren Sie wichtige Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter, die in Pandemiezeiten an Bedeutung gewonnen haben."

Solche Kompetenzen können sein:

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• Hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen (Sowohl von Mitarbeitern als auch Führungskräften)

• Empathie. Häufiger als im Normalfall kann ein offenes Ohr von Kollegen helfen, ein eventuelles Tief zu überbrücken

• Die Bereitschaft sich fortzubilden und sich Schwachstellen einzugestehen, um sich auf neue Anforderungen vorzubereiten (Digitale Führung /Manager, Umgang mit Videokonferenztechnik, digitale Etiquette / Mitarbeiter

• Unterstützung von Kollegen die sich mit digitalen Strukturen schwer tun. (Siehe Beispiel oben)
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• Technologie- und Personalfachleute, die schnell Systeme eingerichtet haben, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in einer virtuellen Umgebung effektiv zu arbeiten, sich zu treffen, einzubinden und zu kommunizieren sollten für ihre schnelle Reaktionszeit gewürdigt werden.
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• Kooperation (Einhaltung von neuen, unvertrauten Coronarichtlinien)

Haben Sie die Compliance im Blick

Unabhängig davon, wie der Leistungsbeurteilungsprozess in Ihrer Organisation gestaltet ist, ist es immer wichtig die Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften zu berücksichtigen. Vergewissern Sie sich, dass Mitarbeiter/innen durch veränderte Prozesse nicht herabgestuft oder anderweitig benachteiligt werden.

Behalten Sie das Jahresgespräch unbedingt bei!

Auch wenn sich der Prozess der Leistungsbeurteilung in diesem Jahr ändern muss, ist es wichtig die jährlichen Gespräche mit Ihren Mitarbeitern nicht einfach zu überspringen, wenn sie ein bewährtes Element in Ihrem Unternehmen darstellen. Zum einen symbolisieren die Gespräche Verlässlichkeit in turbulenten Zeiten, zum anderen sind sie ein exzellentes Gesprächsangebot an Ihre Mitarbeiter, mit dem Sie echtes Interesse zeigen.

Sie sollten allerdings die Struktur bzw. die Inhalte anpassen. Ein paar mögliche Ansätze für adaptierte Jahresgespräche.

+ Verwenden Sie Ihre normale Struktur für Jahresgespräche und ergänzen Sie lediglich neu definierte Zielsetzungen, in Themenfeldern die von Corona betroffen sind

+ Wählen Sie ein aktuelles Leitthema für die anstehenden Beurteilungen und strukturieren Sie die Jahresend-/Jahresanfangsbeurteilungen um dieses Thema herum. Wenn Sie z. B. das Thema Teamverhalten wählen, kann der Einsatz von 360-Grad-Feedback die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter erhöhen und Ihnen relevantere Erkenntnisse liefern, als Ihr normales Jahresgespräch

+ Entwickeln Sie die Gesprächsstruktur in enger Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern. Kommen bspw. neue Kompetenzen aus Ihren eigenen Reihen, steigt die Identifikation mit den neuen Maßnahmen

+ Entwickeln Sie eine eigenständige Bewertung, welche speziell auf 2020/21 zugeschnitten ist. Tipp: Anonyme Befragungen sichern Ihnen besseres, da ehrlicheres Feedback

+ Lassen Sie die Bewertungskriterien für die anstehende Bewertungsperiode von Ihrer gesamten Belegschaft oder einzelnen Abteilungen entwickeln. Ihre Mitarbeiter wissen am besten welche Themen Sie am meisten beschäftigen

+ 1:1 Feedbacks. Es kann sich lohnen eine klassische Bewertung zugunsten eines offenen Dialogs zu verwerfen.Diskutieren Sie so transparent wie möglich den anstehenden Bewertungszeitraum mit Ihren Mitarbeitern und involvieren Sie Ihre Belegschaft so stark wie möglich

Dies sind nur einige Optionen, die Sie in Betracht ziehen können. Eine oder mehrere von ihnen können für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Es ist wichtig, dass die Anpassungen zu Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern passen. Nehmen Ihre Mitarbeiter IhreVorschläge nicht an, stehen Sie vor größeren Herausforderungen, als mit einem Standard-Jahresgesprächsaufbau. Es ist zudem unabdingbar, dass die Unternehmensführung und die Manager, die dieGespräche führen, voll hinter den Anpassungen stehen und sie offensivvertreten. So steigern Sie automatisch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter.

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‍Transparenz lohnt sich

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine der oben genannten Optionen entscheiden, ist Transparenz entscheidend. Die Unternehmensführung sollte die Mitarbeiter wissen lassen, welche Anpassungen an der Leistungsbewertung vorgenommen werden und vor allem warum.

Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, dass die Änderungen der aktuellen Situation geschuldet sind und dafür sorgen, den Leistungsbeurteilungsprozess so fair und gerecht wie möglich ablaufen zu lassen.

Finanzielle Auswirkungen

Eine große Bedeutung, wenn nicht die Größte, kommt traditionell der allgemeinen Vergütung und leistungsgebundenen Bonuszahlungen im Speziellen zu. Wenn Gehaltserhöhungen normalerweise zum Zeitpunkt der Leistungsbeurteilung verhandelt werden, die finanzielle Situation des Unternehmens durch Corona jedoch in Mitleidenschaft gezogen wurde, informieren Sie Manager und Mitarbeiter im Voraus, damit die Nachricht zum einen verarbeitet werden kann und zum anderen vom Leistungsbeurteilungsprozess entkoppelt / auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden kann

Lassen Sie zwischen der Ankündigung, dass es keine Erhöhungen geben wird (falls dies der Fall ist) und dem Gespräch über die Leistungsbeurteilung genügend Zeit verstreichen, damit sich der Mitarbeiter/in auf die zukünftigen Leistungen konzentrieren kann und nicht negative Emotionen und Ängste in den Vordergrund treten.

Transparenz bedeutet auch die Realität und die damit verbundene Ohnmacht zu akzeptieren. Niemand kann zum jetzigen Zeitpunkt verlässlich voraussagen, welchen Verlauf die Pandemie nehmen wird. Vielleicht ist das übernächste Gespräch immer noch von der Pandemie überschattet. (Hoffen wir alle das nicht!) Verzichten Sie unbedingt auf Versprechungen, die falsche Hoffnungen anfachen. Sie machen sich unnötig angreifbar.

Virtuelle Jahresgespräche

Nicht nur der Gesprächsinhalt, sondern auch die Form sollte Bezug auf die gegenwärtige Situation nehmen. Sollte kein Gespräch im Büro möglich sein, verlagern Sie es in den virtuellen Raum. Ein wichtiges Führungsinstrument wie das Jahresgespräch virtuell zu führen, bedeutet eine Umgewöhnung für die Führungskraft. Nehmen Sie sich daher mehr Zeit für die Vorbereitung als normal üblich. Es kann von Vorteil sein, eine neue Gesprächsstruktur zu skizzieren. Beachten Sie zudem, dass Sie nicht mit der gewohnten Intensität, nonverbale Signale wie die Körpersprache Ihres Gegenübers wahrnehmen werden. Klare Kommunikation kann an dieser Stelle eine gute Alternative darstellen.

Formulieren Sie so klar wie möglich um Fehlinterpretationen zu vermeiden

Konklusion

Fest steht: Die Jahresgespräche 2021/22 werden anders als Sie es gewöhnt sind. Egal ob Ihr Unternehmen unter der Coronapandemie leidet oder davon profitiert, sie werden aller Wahrscheinlichkeit nach Anpassungen vornehmen müssen. Es gibt sehr viele Komponente die Sie berücksichtigen sollten, um einen erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten. In jedem Fall haben Sie die Chance mit gut durchgeführten Jahresgesprächen nicht nur die operativen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Richtig angewendet können Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern auf ein neues Level heben, in dem Sie das Gespräch als Anlass nehmen, einen vertrauensvollen und wertschätzenden Dialog zu eröffnen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern/innen Raum, um etwaige Ängste und Sorgen zu artikulieren. Es wird sich rentieren.