Excel ist kein HR-Tool
Excel ist wenig überraschend die weltweit meistbenutzte Tabellensoftware. Was überraschender ist: Excel ist auch die meistbenutzte Datenbank-Software der Welt. Allerdings wurden Tabellenkalkulatoren hierfür nie gebaut. Joel Spolsky der an der Entstehung der Excel-Software mitarbeitete sagte dazu: “Jeder dachte Excel sei ein Programm um Finanzmodelle tabellarisch darzustellen. Es wurde gebaut um Kalkulationsmodelle durch Formeln abzubilden”. 1993 veranlasste Microsoft eine Studie um das Nutzungsverhalten der Anwender zu dokumentieren. “Wir besuchten diverse Kunden in den nächsten Wochen und waren total erstaunt, da kein einziger Kunde Excel benutzte um Kalkulationen anzufertigen.” Fast alle Kunden verwendeten Excel, da es eine bequeme Art war Tabellen anzulegen, unabhängig davon um welche Art Daten es sich handelte.
Rasterlinien sind von Anfang an das wichtigste Feature von Excel
Microsoft hat seitdem einen sehr großen (und sehr unbekannten), datenzentrierten Überbau integriert und trotzdem ist es immer noch fast unmöglich, Excel zu benutzen um Informationen und Daten zu verwalten. Und das hat mit der Natur von Excel und den systemimmanenten Limitierungen zu tun.
Excel war schon immer und ist immer noch:
ein zweidimensionales Raster bestehend aus Reihen und Spalten.
Jeder Nutzer kommt früher oder später an den Punkt, an dem er realisiert, dass seine Daten nicht in diese zwei Dimensionen passen. Und hier geht das ewige Problem los.
Kann ich mehrere Werte in eine Zelle einfügen? Nein. Kann ich eine Tabelle in eine Zelle einfügen? Sie ahnen es: Nein.
Selbst wenn Sie Ihre Informationen in eine sehr reduzierte Form bringen, sind Sie immer noch extrem limitiert wie Sie die Daten darstellen und auswerten können. Also verfahren viele Menschen aus Frustration und Hilflosigkeit auf dieselbe Weise: Sie versuchen irgendwie Ordnung und Übersichtlichkeit zu erzeugen in dem sie:
+ Manuell gruppieren
+ Verschiedene Kategorien zwischensummieren
+ Leere Zeilen einfügen
+ Bunte Beschriftungen erstellen
Wenn Sie sich mit Tabellenkalkulationen auskennen, wissen Sie, dass es ein Albtraum wäre, mit dieser Tabelle zu arbeiten. Ohne wiederholtes Kopieren oder Einfügen oder erneutes Eintippen können Sie keine Zahlen hinein oder herausbekommen. Und sie ist fehleranfällig - wenn man sie falsch ansieht, macht man etwas kaputt. Stellen Sie sich einfach vor, was damit verbunden ist, wenn Sie eine neue Ausgabenkategorie hinzufügen oder eine bestehende entfernen möchten…
Die theoretische Flexibilität eines mächtigen Kalkulationstools kann schnell ins Negative kippen. Es ist extrem einfach etwas kaputtzumachen. Sie können bspw. etwas eintippen, dass wie ein Datum aussieht, es aber nicht ist. Oder Sie geben einen Text in eine numerische Spalte ein. Egal wie Sie es drehen und wenden: Excel zwingt Sie und Ihre Daten in Zeilen und Spalten. Wobei jede Zelle einen primitiven Wert enthält: eine Zahl, ein Datum oder eine Textfolge. Das war’s.
Das Resultat sind bekannte Excelfehlschläge
Der ‘Magellan”-Fond der Firma Infinity war gezwungen, eine Dividendenausschüttung von 4,32 Dollar pro Aktie zum Jahresende zu annullieren. Das Problem? Ein fehlendes negatives Vorzeichen. Ein Steuerberater vergaß ein Minuszeichen, als er den Nettokapitalverlust (in Höhe von 1,3 Milliarden Dollar) aus der Finanzakte des Fonds in eine Tabellenkalkulation übertrug. Dadurch wurde der Verlust in einen Gewinn umgewandelt, was dazu führte, dass die Dividendenschätzung um 2,6 Milliarden Dollar daneben lag.
Der Kanadische Professor Ray Panko hat sich sogar auf die Excel- Software und ihre enorme Bedeutung /Verwendung in unserer heutigen Wirtschaftswelt spezialisiert und forscht zu diesem Thema. In seiner Studie „Why thinking is bad“ von 2013 zeigt Panko auf warum Excel exproportional fehleranfällig ist. Es vereinen sich drei Fehlerquellen:
Die Software, die Anwender / das menschliche Gehirn und die falsche Verwendung von Excel. „Wir werden in erster Linie vom Denken im automatischen Modus angetrieben, das nicht übermütig ist, sondern einfach blind für die Vorstellung, dass seine Vorschläge falsch sein könnten. Besonders dann, wenn wir unser Aufmerksamkeitssystem in hohem Maße einsetzen, neigen wir dazu, das Vertrauen in die Richtigkeit zu akzeptieren, das das Denken im automatischen Modus von Natur aus mit sich bringt. Einfacher ausgedrückt: Wenn ein Tabellenkalkulationsentwickler von der Richtigkeit einer Tabellenkalkulation überzeugt ist, ist dieses Vertrauen bedeutungslos.“ Hinzu kommt menschliche Schwäche im Umgang mit Datenmengen: „Unser kognitives System ist erstaunlich, aber es erlaubt keine Perfektion in langen Ketten von Handlungen, einschließlich Berechnungen.“
In der Anwendung von Excel vermischen sich alle drei Fehlerquellen zu einem Potpourri…
Vergleich Excel vs. Datenbank
Um zu verstehen warum Excel keine Datenbank ist schauen wir tiefer in die DNA der Software.
Excel ist eine elektronische Ablage, eine elektronische Version von Arbeitsblättern der Buchhaltung. Es wurde geschaffen, um Menschen die Arbeit zu erleichtern, ihre Buchhaltungsinformationen in tabellarischer Form digital zu speichern. Es ist möglich, Tabellen in einer Tabellenkalkulation zu erstellen. Dies ist ein Grund, warum manche Leute glauben, dass es sich bei Tabellenkalkulationen und Datenbanken um ein und dasselbe handelt.
Es gibt selbstverständlich Ähnlichkeiten zwischen beiden Anwendungen:
1. Beide können eine große Menge an tabellarischen Daten enthalten
2. und sind in der Lage, vorhandene Daten für Berechnungen zu verwenden.
3. Weder Tabellenkalkulationen noch Datenbanken werden typischerweise von einer einzelnen Person verwendet, so dass viele Benutzer mit den Daten arbeiten werden.
Die Unterschiede zwischen den beiden Formen der Datenspeicherung / Datenverwendung liegen in der Art und Weise, wie diese drei Eigenschaften umgesetzt werden.
Stellen Sie sich eine Tabellenkalkulation vor. Jede Zelle wird als einzigartige Einheit behandelt. Sie kann jede Art von Information speichern - ein Datum, einen Wert, einen Namen. Und dann können wir nicht nur verschiedene Arten von Werten in verschiedenen Zellen haben, sondern wir können auch ein bestimmtes Format auf diese Zellen anwenden.
Das ist bei Datenbanken nicht der Fall. Sie enthalten nur Rohdaten. Jede Zelle ist ein Container für einen einzelnen Datenwert. Es ist das kleinste Stück Information, das es gibt. Sie müssen die Art der Daten, die in einem bestimmten Feld enthalten sind, voreinstellen. Diese Funktion verhindert versehentliche Fehler - wird bspw. anstelle eines Zeichens ein Datum eingetragen, weißt Sie die Software auf einen Fehler hin.
In Excel passiert – nichts
In einer Tabellenkalkulation können Daten in einer Zelle gespeichert werden, während in einer Datenbank die Daten in einem Datensatz einer Tabelle gespeichert werden, was bedeutet, dass Sie die Datensätze in einer Tabelle zählen müssen, um auszudrücken, wie lang die Datentabelle ist, nicht die Anzahl der Zellen. Und das war's - Sie können keine Schriftfarbe oder -größe wählen.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist, dass in einer Tabellenkalkulation verschiedene Zellen Berechnungen, wie Funktionen und Formeln, enthalten können. Das heißt, wenn Sie zwei ganze Zahlen kombinieren wollen, wird das Ergebnis in einer anderen Zelle gespeichert. In einer Datenbank basieren alle Berechnungen und Operationen auf den vorhandenen Daten und werden nach deren Abruf durchgeführt. Es gibt eine spezielle Funktion, die "Ansichten" genannt wird, ähnlich wie bei den Tabellen, in denen Sie eine Berechnung durchführen können. Diese Objekte enthalten ebenfalls Spalten, die normale Spalten wie die in den Tabellen sein können oder eine bestimmte Art von Berechnung enthalten können. Es gibt keine Möglichkeit, einen Datensatz mit einer Berechnung zu verwechseln.
Datenintegrität
Die bisher erwähnten Datenbankfunktionen verbessern die Datenintegrität - Sie können keine unterschiedlichen Datentypen im selben Feld speichern und es ist unwahrscheinlich, dass jemand einen Datenwert mit dem Ergebnis einer Berechnung verwechselt, besonders in großen Datensätzen. Datenintegrität ist ein großer Vorteil bei der Arbeit mit Datenbanken.
Natürlich könnte man denken, dass eine Tabellenkalkulation mehrere Arbeitsblätter enthalten kann, so dass man in den Arbeitsblättern Tabellen anlegt, und im Anschluss die Arbeitsblätter verwenden kann, um Beziehungen zwischen den Tabellen herzustellen. Warum sollte man sich die Mühe machen, relationale Datenbanken zu verwenden? In einer Tabellenkalkulation sind solche Beziehungen logisch begrenzt. Anstatt Tabellenkalkulationen oder Arbeitsblätter einzurichten, kann man Beziehungen zwischen den Tabellen einrichten, was die Leistung der Operationen erhöht und die Geschwindigkeit erhöht, mit der Sie Ihren Datensatz manipulieren könnten.
Obwohl Tabellenkalkulationen in vielen Fällen sehr leistungsfähig sind, haben sie ihre Grenzen. Excel ist nicht in der Lage, mehr als 1 Million Datenzeilen zu verarbeiten. Datenbanken haben hingegen keine natürliche Grenze was die Datenmenge angeht.
In Bezug auf die Multi-User-Eigenschaft sind Tabellenkalkulationen im Hintertreffen. Im Wesentlichen muss jede Person ihr eigenes Tabellenblatt mit neuen Daten aktualisieren. Wenn z. B. ein neuer Einkauf zu registrieren ist oder ein Nachname in der Tabelle "Kunden" korrigiert werden muss, muss jeder Nutzer diese Änderungen manuell vornehmen.
Datenkonsistenz
Datenbanken bieten eine stabile Struktur, die Zugriffsberechtigungen und Benutzereinschränkungen kontrolliert. Eine Person kann eine Änderung vornehmen, die sofort für alle sichtbar ist. Diese Funktion erhöht die Effizienz und die Nachvollziehbarkeit.
In Anbetracht der Datenintegrität und Datenkonsistenz werden bei der Verwendung von Datenbanken doppelte Informationen vermieden, was eine weitere Möglichkeit ist, Platz zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Betrachten Sie die Tabelle "Kunden". Sie wissen, dass ein bestimmter Vor- und Nachname mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse korrespondiert. Wenn Sie also wissen, dass Sarah Mangoldt eine neue E-Mail-Adresse hat, und Sie eine mit Daten überflutete Tabelle verwenden, ändern Sie möglicherweise einmal die E-Mail-Adresse und versäumen es, dieselbe Adresse in einem anderen Datensatz zu aktualisieren. Dies kann zu ungewollten Fehlern führen. Derselbe Vorgang innerhalb einer Datenbank – ein Klick. Dieser Vorgang spart nicht nur Zeit, sondern beugt auch Fehlern vor.
Datenbanken sind eine bessere Umgebung zum Speichern und Nachverfolgen von Daten, wenn man mit mehreren Dimensionen und großen Datenmengen arbeitet. Tabellenkalkulationen haben auch ihre Vorteile - sie sind ein hervorragendes Werkzeug, mit dem umfangreiche Analysen durchgeführt werden können. Aber wenn es um das einfache Abrufen und Aktualisieren von Daten, Effizienz, Datenkonsistenz, Datenintegrität, Geschwindigkeit und Sicherheit geht, sind Datenbanken definitiv die bessere Wahl. Sie können viele Rohdaten speichern und sind hervorragend geeignet, um die Daten von der Art und Weise, wie sie zur Analyse dargestellt werden, zu trennen.
Zentrale Probleme wenn Sie Excel als Datenbank benutzen
Für ein besseres Verständnis für die Probleme, die entstehen, wenn Sie Excel nicht für Tabellenkalkulationen verwenden, gehen wir weiter ins Detail.
Unübersichtlichkeit:
Komplexe oder parallellaufende Projekte sind mit Excel kaum zu bewältigen. Informationen müssen immer wieder neu beschafft, zusammengesucht und interpretiert werden, da keine Analysemöglichkeit der Daten besteht. Somit ist es nicht verwunderlich, dass Excel im Projektmanagement bei den beteiligten Personen schnell für Verwirrung sorgt und man den Überblick verlieren kann.
Keine Multi-User-Fähigkeit
Wenn dann noch Ressourcen projektübergreifend an verschiedenen Stellen eingesetzt werden, bedeutet das die Verknüpfung von mehreren, möglicherweise unterschiedlich formatierten Excel-Dateien. (Sofern sich die Beteiligten überhaupt des Einsatzes in mehreren Projekten bewusst sind.) Wenn zwischen den Projektleitern nicht effektiv kommuniziert wird, kann es mit Excel als Verwaltungsinstrument auch zum unbemerkten, mehrfachen Verplanen einer Person kommen. Für Kollegen, die an mehr als einem Projekt arbeiten, bedeutet das händische Erstellen einer To-Do-Liste in der Datei des entsprechenden Projektes außerdem, dass sie mehrere dieser Listen an verschiedenen Speicherorten pflegen müssen. Ein unnötiger und zeitfressender Aufwand, verglichen mit einem zentralen Ablageort.
Excel ist unsicher
Legt man seine Daten in Dateiformation ab, macht man sich leicht angreifbar. Wissentlich oder unwissentlich können Daten verfälscht, gestohlen oder gelöscht werden. Kontrollen sind systemisch bei Excel nicht vorgesehen und eine manuelle Prüfung übersteigt, in der Praxis häufig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter.
Kein Rechte-Management
In vielen umfangreichen Projekten, gerade in sensiblen Bereichen wie der Restrukturierung, umfasst ein Projekt zudem viele Planschritte und Maßnahmen, die nicht für jeden Projektmitarbeiter einsehbar sein sollen. Eine gezielte Steuerung, wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist ohne eine zeitraubende Versionierung von Dateien nicht machbar.
Arbeit benötigt spezielle Excel-Kenntnisse
Nicht jeder Kollege ist technisch geschult und hat die Fähigkeiten mit Excel umzugehen. (In der Realität verfügen die wenigsten Mitarbeiter über Basiswissen hinausgehende Excelkenntnisse. Das Programm enthält viele komplexe Funktionen, die auf ihren ursprünglichen Einsatz als Analyseinstrument optimiert sind. Die völlig unterschiedliche Nutzung ist eine häufige Fehlerquelle. Besonders wenn viele Informationen in verschiedenen Formen von Kollegen mit variierendem Know-How bearbeitet werden. Der individuelle Umgang gekoppelt mit der Tatsache, dass die Software für einen anderen Anwendungsbereich konzipiert wurde, macht es zudem fast unmöglich jemand Externen, ohne lange Einarbeitungszeit zur Fehlerbehebung hinzuzuziehen.
Mehrere Verknüpfungen
Verknüpfungen zwischen zwei Arbeitsmappen sind üblich und nützlich. Aber sobald Sie Mehrfachverknüpfungen in Erwägung ziehen, bei denen Werte in Arbeitsmappe 1 von Werten in Arbeitsmappe 2 abhängen, die wiederum auf Arbeitsmappe 3 verweist, und so weiter… wird es schnell kompliziert – und somit fehleranfällig. Benutzer vergessen Dateien zu schließen und manchmal verschieben sie sie sogar. Wenn Sie die einzige Person sind, die mit diesen verknüpften Arbeitsmappen arbeitet, haben Sie vielleicht keine Probleme, aber sobald andere Benutzer hinzukommen, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Versteckte Kosten sind hoch
Excel selbst ist pro User sehr günstig. Die Software ist auf allen PC’s von Microsoft vorinstalliert. Allerdings entstehen durch die Untauglichkeit der Software für alle Anwendungsbereiche abgesehen von Tabellenkalkulationen und damit einhergehende falsche Bedienung zahlreiche Fehlerquellen, die Kosten nach sich ziehen können.
Daten Zerstören
Benutzer verwenden manchmal dasselbe Arbeitsblatt für neue Daten, indem sie die vorhandenen Daten überschreiben. Sie könnten zum Beispiel die Verkaufszahlen dieser Woche über die der letzten Woche schreiben - und damit die Daten der letzten Woche zerstören. Kurzfristig scheint dieser Vorgang harmlos genug zu sein, aber wenn die Daten wichtig genug sind, um sie zu erfassen, sind sie wahrscheinlich auch wichtig genug, um sie zu behalten, zumindest für eine gewisse Zeit.
Verlassen Sie sich nicht auf die Standardeinstellungen
Die Standardeinstellungen von Excel mögen für normale Benutzer ausreichend sein, aber wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Arbeitsmappendatei starten, Dinge zurücksetzen, sollten Sie anfangen nach Alternativen zu suchen.
Leerzeichen
Leerzeichen sind nicht per se schlecht, aber an der falschen Stelle eingesetzt, kann es Schwierigkeiten geben. Wenn Excel auf ein Leerzeichen stößt, kann es Probleme beim Sortieren oder Filtern geben. Einige Funktionen werten Leerzeichen anders aus, als Sie vielleicht erwarten. Wenn ein Wert wirklich nicht existiert, sollten Sie eine Zeichenfolge wie Unbekannt oder NA oder sogar #N/A verwenden, anstatt eine Zelle leer zu lassen.
Version/ up2date
Nehmen wir an, in Ihrer Abteilung wurden gestern neue Anforderungslisten per Mail verschickt. Die Datei ist seitdem mehrfach verändert worden. Eine Kollegin hat etwas ergänzt. Ein anderer Kollege hat heute, nach einem Kundentermin eine weitere Anforderung eingefügt und Sie selbst haben die Datei gerade zum ersten Mal gesehen. Wenn Sie Ihre Dateien auf einem zentralen Server ablegen, können Sie immerhin auf den neusten Stand zugreifen... Aber woher wissen Sie was der neuste Stand ist? Welcher Kollege hat was an der Datei verändert? Arbeiten vielleicht gerade simultan zwei Kollegen an der Datei? Ist die Version auf die Sie Bezug nehmen möchten noch aktuell? Excel bietet Ihnen keine Möglichkeit strukturiert vorzugehen. Und das Ergebnis sind abstrakte Dateiennamen wie:
Anforderungsliste / Werkstoffe 28.11.2020, korrigierte Version 1.5.7.xls
Rechtemanagement
Wie können Sie gewährleisten, wer auf die Datei zugreift, sofern diese auf einem zentralen Server liegt? Excel erlaubt Ihnen das Sperren einzelner Zellen, um Informationen direkt im Dokument vor dem Löschen zu schützen. Eine Weiterverarbeitung ist so allerdings ausgeschlossen.
Datenschutz
Die Datensicherheit ist schon vor Inkrafttreten der DSVGO ein Problem mit großer Tragweite gewesen. Eine Studie im Auftrag des Bundesinnenministeriums (Strategische Marktanalyse zur Reduzierung von Abhängigkeiten von einzelnen Software-Anbietern) kam 2019 zu dem Schluss, “das kein datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft 365 möglich sei. ” „Zudem bestehen massive Bedenken bezüglich der Informationssicherheit.“ Aufgrund der Verbreitung von Microsoftprodukten, sind diese zudem häufigen Angriffen ausgesetzt.
Zu große Datenmengen
Die Handhabung großer Datensätze mit Excel kann eine schwierige Aufgabe sein. Excel ist hilfreich, um Datensätze bis zu einer bestimmten Größe zu organisieren. Alles darüber hinaus ist ein Problem. Die Software verlangsamt sich, bis hin zum Absturz, sobald die obere Datengrenze erreicht wird.
Datenbanken sind speziell für den Umgang mit großen Datenmengen konzipiert, so dass es relativ einfach ist, einen definierten und spezifischen Datenpunkt in kurzer Zeit wiederherzustellen oder zu finden. Große Datenmengen können in kurzer Zeit verarbeitet werden.
Suche
Das Auffinden der benötigten Daten in Excel ist auf die Suche mit Strg+F und Spaltenfiltern beschränkt. Das ist besser als keine Suche, hilft bei der Mitarbeiterverwaltung oder der Erstellung von Zielvereinbarungen allerdings herzlich wenig.
Visuelle Inhalte – nicht mit Excel
Unternehmen, die versuchen, Excel als Datenbank zu verwenden, kämpfen oft mit der Trennung zwischen textbasierten Informationen und visuellen Medien. Excel ist nicht dafür ausgelegt, hochauflösende Bilder und Videos zu unterstützen. Der einzige Verbindungspunkt, den Sie zwischen Produktinformationen und zugehörigen Medien haben, ist die URL. Dies führt zu offensichtlichen Problemen beim Umgang mit Produktinformationen.
Excel ist optimiert für kleine Projekte. Aber definitiv nicht für den Umgang mit großen Metadaten.
Der Zugriff auf Ihre Medien von Excel aus erfordert mindestens mehrere zusätzliche Schritte. Externe Kollegen und Mitarbeiter können überhaupt nicht auf visuelle Medien zugreifen, wenn Sie eine lokale Festplatte zur Speicherung verwenden.